Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Yritys: Toimisto2030 Oy
Y-tunnus: 3256288-4
Osoite: c/o Ofisio Coworking,
Snellmaninkatu 2 B, 2. krs,
70100 Kuopio
Sähköposti: silja@toimisto2030.fi
2. Rekisteristä vastaava henkilö
Yritys: Toimisto2030 Oy
Nimi: Silja Huttunen
Osoite: c/o Ofisio Coworking,
Snellmaninkatu 2 B, 2. krs,
70100 Kuopio
Sähköposti: silja@toimisto2030.fi
Puhelin: 044 036 2836
3. Rekisterin nimi
Toimisto2030 Oy:n asiakasrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käyttämällä Toimisto2030 Oy:n verkkopalveluita ja rekisteröitymällä asiakasrekisteriimme hyväksyt rekisteri- ja tietosuojaselosteemme. Asiakastietoja kerätään ensisijaisesti palveluiden ja liiketoiminnan kehittämiseen, markkinointi-, analysointi- ja tilastointitarkoituksiin sekä myöhemmin asiakassuhteen hoitamista varten. Kaikkia Toimisto2030 Oy:n keräämiä asiakas- ja henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisesti.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat
- yrityksien edustajien henkilö- ja yhteystiedot: nimi, edustettavan yrityksen nimi, sähköpostiosoite
- kuluttajien henkilö- ja yhteystiedot: henkilön nimi, sähköpostiosoite, ikä, sukupuoli, paikkakunta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkailta muun muassa Toimisto2030 Oy:n verkkosivujen kautta lähetetyn lomakkeen kautta, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Lisäksi tietoja kerätään viranomaisen pitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa (esim. ytj.fi).
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa rekisterinpitäjän huolellisesti valikoimien yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin käyttötarkoitusta ja/tai kohdennetun sisällön tuottamista. Tietoja voidaan välittää seuraaville kolmansille osapuolille:
- Analytiikka- ja tilastointikumppanit
- Asiakasrekisteriä ylläpitävät yhteistyökumppanit
- Sähköpostimarkkinointikumppani, jos asiakas on sallinut sähköpostimarkkinoinnin
- Markkinointikumppanit, jotka hallinnoivat ja toteuttavat digitaalisissa kanavissa tapahtuvaa markkinointia (Facebook, Google)
Kaikkien kumppaneiden kanssa solmitaan sopimukset, jotka käsittelevät heidän vastuutaan asiakastiedon käsittelyssä. Näissä sopimuksissa on huomioitu myös EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset. Jos tietoa luovutetaan EU-alueen ulkopuolelle, tapahtuu luovutus tietoturvallisesti ja yhteistyökumppanit on velvoitettu noudattamaan EU-tietosuoja-asetusta. Varmistuskeinoina ovat Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, EU US Privacy Shield -sopimus tai muu tietosuoja-asetuksesta löytyvä hyväksytty tapa. Yhteistyökumppaneilla ei ole oikeutta luovuttaa saamiaan tietoja edelleen.
Kaikkia henkilötietoja säilytetään vain niin pitkään, kun niitä tarvitaan siihen käyttötarkoitukseen, johon tiedot on kerätty tai jotta voidaan todeta lakisääteisten velvoitteiden täyttyminen tapahtuneeksi. Tietoja voidaan myös poistaa, mikäli asiakas väärinkäyttää palveluita tai harjoittaa asiatonta tai lainvastaista toimintaa. Tarvittaessa tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille heidän pyynnöstään. Mahdollisissa tietoturvaloukkaustapauksissa, kuten asetus vaatii, teemme ilmoituksen 72 tunnin sisällä tietosuojaviranomaiselle ja ilmoitamme tästä myös aina asiakkaalle.
8. Rekisterin suojaus
Kaikkia Toimisto2030 Oy:n keräämiä henkilö- ja asiakastietoja säilytetään asiaankuuluvasti ja tietoturvattuna. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Automaattinen päätöksenteko
Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on talletettu. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Muut henkilötietojen käsittelyn liittyvät tiedot
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle, pyytää tietojen poistamista tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle. Lisäksi rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Näissäkin tapauksissa pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
12. Muutokset
Toimisto2030 Oy pidättää oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Päivitetty seloste löytyy aina verkkosivuiltamme. Jos muutokseen sisältyy asiakkaalle merkittäviä muutoksia, jolloin asiakastiedon kerääminen, käsittely ja säilytys muuttuu olennaisesti, ilmoitamme asiasta lähettämällä sähköpostiviestin ennen muutosten voimaantuloa.